Der digitale Arbeitsplatz

Warum mobiles Arbeiten auch nach Corona wichtig ist

Nach der Corona-Krise werden sich viele Mitarbeiter die Option wünschen, auch von Zuhause arbeiten zu dürfen.
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Nach der Corona-Krise werden sich viele Mitarbeiter die Option wünschen, auch von Zuhause arbeiten zu dürfen.

In einer flexiblen und mobilen Arbeitsumgebung können Mitarbeiter von überall aus arbeiten. Im Gespräch mit Alexander Lerch und Ulrich Vogl, Geschäftsführer des Rosenheimer IT-Unternehmens Halvotec und Digitalisierungspartner von großen Mittelständlern und international agierenden Unternehmen, zeigt sich, wie stark Organisationen von einem Digital Workplace profitieren können.

Die Corona-Krise hat die Arbeitswelt verändert, plötzlich wurde das Homeoffice zur Pflicht.

Corona zwingt viele Unternehmen dazu, Digitalisierung und Innovation voranzutreiben. Lange waren deutsche Unternehmen mitunter das Schlusslicht auf dem Gebiet der digitalen Transformation. Jetzt ist die Situation eine andere: Innerhalb weniger Tage fand eine fundamentale Veränderung in der Arbeitswelt statt und Homeoffice wird selbst dort zur Pflicht, wo es noch vor wenigen Wochen undenkbar oder gar verboten war. Die Nachfrage nach Tools für einen digitalen Arbeitsplatz, um Produktivitätsverlusten durch Arbeitsausfall der Mitarbeiter bestmöglich entgegenzuwirken, ist groß. Doch nicht nur um für solche Extremsituationen gerüstet zu sein, sollten Unternehmen die Einführung einer flexiblen und mobilen Arbeitsumgebung für ihre Mitarbeiter in Angriff nehmen.

Effizient arbeiten - auch im Homeoffice

Eines führt uns die derzeitige Corona-Krise vor Augen: Homeoffice ist essenziell für die Existenz vieler Unternehmen. Diese Pandemie ist keine gewöhnliche, kurze Betriebsstörung, sondern ein Ereignis, das sich voraussichtlich über Monate auf das Business auswirkt. Im schlimmsten Fall bedeutet dies eine langfristige Abwesenheit des Personals mit erheblichen Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb. Im Vorteil sind Unternehmen, die sich bereits mit der Digitalisierung von Arbeitsplätzen und Prozessen auseinandergesetzt und die technischen Voraussetzungen für mobiles Arbeiten geschaffen haben. Damit sind Mitarbeiter in der Lage, ihrer Tätigkeit von Zuhause nachzugehen und der Geschäftsbetrieb kann weitestgehend normal weiterlaufen.

Neben der Bereitstellung der benötigten Hardware wäre die Tätigkeit vieler Mitarbeiter problemlos digital abbildbar. Lösungen für virtuelle Teamräume, Online Meetings, digitale Dokumentenablage und digitalisierte Geschäftsprozesse machen es möglich. Alles, was Unternehmen tun müssen: die passende Infrastruktur schaffen, geeignete und integrierte Tools und Plattformen bereitstellen und in die Organisation implementieren.

Die derzeitige Krise macht das Thema „mobile work“ allgegenwärtig und noch nie zuvor hatten Unternehmen einen derart hohen Bedarf an digitalen Arbeitsplätzen. Das große Potenzial, das eine mobile Arbeitsumgebung auch außerhalb von Corona bietet, wird aber immer noch verkannt und Investitionen in Technologien oft nicht die nötige Priorität eingeräumt. Dabei verlagert sich die Arbeit immer mehr vom physischen zum digitalen Arbeitsplatz. Die Arbeit selbst wird immer mobiler und flexibler. Dieser Wandel wird von einer Vielzahl von Faktoren angetrieben: niedrigere Kosten, bessere Technologien, Notfall- oder Katastrophensituationen, Mangel an Arbeitskräften - die Liste ist lang.

Das Bewusstsein, dass Digitalisierung kein kurzlebiger Trend, sondern vielmehr der Anfang einer radikalen Veränderung der Arbeits- und Geschäftsprozesse ist, greift in deutschen Unternehmen immer mehr um sich. Für mehr als die Hälfte zählt die Digitalisierung zu den Top-3-Themen (1). "Diese Entwicklung spüren wir aktuell sehr deutlich. Dazu gehört aber eben nicht nur die Digitalisierung im Produkt- und Produktionsbereich, sondern ebenso interne Prozesse in Form eines digitalen Arbeitsplatzes, dem sogenannten Digital Workplace", so Alexander Lerch, CEO von Halvotec.

Der Digital Workplace bietet Freiheit und Unabhängigkeit

Der Digital Workplace verändert die Art und Weise, wie Mitarbeiter arbeiten, grundlegend. Statt dezentraler Ablage sowie trägem Wissens- und Informationsaustausch bietet der digitale Arbeitsplatz einen sicheren Zugriff auf alle im Unternehmen benötigten Anwendungen und Daten - und das zu jeder Zeit und von jedem beliebigen Gerät. Er kombiniert Information, Interaktion, Zusammenarbeit und Geschäftsprozesse - und stellt dabei den Nutzer in den Fokus. „Für die IT bedeutet die Einführung einer modernen Arbeitsplatzlösung also, Mitarbeitern ein mobiles und zu jeder Zeit verfügbares Arbeitsumfeld zu schaffen, das alles, was sie für die tägliche Arbeit benötigen, digital und zentral zur Verfügung stellt“, so Ulrich Vogl, CTO von Halvotec. Der Digital Workplace ist somit die Grundvoraussetzung für standortunabhängiges Arbeiten, da die Mitarbeiter die Möglichkeiten haben, sich zeit- und ortsunabhängig zu vernetzen, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Aufgrund der aktuellen Situation werden die Vorteile, die flexibles, standortunabhängiges Arbeiten bietet, geschätzt. Aber nicht nur aus diesem Grund ist es lohnend, sich mit dem Digital Workplace zu befassen. Schließlich rauben auch nach überstandener Pandemie eingefahrene Praktiken, wie der Sprung zwischen Laufwerken und Applikationen, Systembrüche in Prozessen oder der isolierte Informationsaustausch durch Email-Versand, wertvolle Arbeitszeit. Dass hier hoher Optimierungsbedarf zur Verbesserung der Produktivität vorliegt, verdeutlicht eine Studie von Gartner. Demnach verbringen Mitarbeiter 61 Prozent ihrer Zeit mit der "Verwaltung" der Arbeit und nur 39 Prozent mit der eigentlichen Arbeit (2).

Schneller ROI: Investitionen in den digitalen Arbeitsplatz lohnen sich

Warum sollten Unternehmen in einen Digital Workplace investieren? Welchen Mehrwert bietet es? Die Sorge des Managements über die Kosten der Investition in die technologische Applikations- und Infrastruktur ist immer noch eines der Haupthindernisse für den digitalen Arbeitsplatz. In schwierigen wirtschaftlichen Zeiten und einem finanziellen Klima großer Sparmaßnahmen stehen Technologieinvestitionen in der Schusslinie, Budgets werden in Frage gestellt und neue Entwicklungen abgelehnt. Doch genau dann ist Digitalisierung wichtig, um Vorgänge zu automatisieren, optimieren und langfristig Prozesskosten zu senken. Laut Alexander Lerch ist der Return on Invest meist schnell erreicht: „Analysen haben gezeigt, dass eine Rendite von 200% bis 1.500% auf die ursprüngliche Investition nach der Einführung eines Digital Workplace erzielt wird – dank höherer Produktivität und Prozesseffizienz, geringerer Fehlzeiten der Mitarbeiter und weniger Neueinstellungen aufgrund niedriger Fluktuation.“

Unternehmen können es sich nicht leisten, Einsparpotentiale, etwa ihren Prozessen, ungenutzt zu lassen. In wirtschaftlich turbulenten Zeiten ermöglichen agile und effiziente Geschäftsabläufe hohe Kosteneinsparungen und werden ebenso für die Wettbewerbsfähigkeit immer wichtiger. Durch Process Mining, die daraus gewonnenen Erkenntnisse sowie die Digitalisierung von Workflows können beispielsweise Durchlaufzeiten von bisher (teil-)manuellen Abläufen, um bis zu 60% reduziert werden. Von Verwaltungsprozessen, wie dem Purchase to Pay Prozess bis hin zu produktionsnahen Abläufen wie dem Product Change Management gibt es praktisch in jedem Unternehmen eine ungeahnte Vielzahl an Optimierungspotentialen. „Speziell im Mittelstand sehen wir in unseren Projekten unvorstellbar viel Potenzial, um die Unternehmen zukunftsfähiger und effizienter aufzustellen“, so Alexander Lerch. Prozessdigitalisierung fördert aber nicht nur die Effizienz und Transparenz der Abläufe, ebenso werden Unternehmen flexibel und können auf Marktveränderungen oder Kundenanforderungen schneller reagieren und ihre Prozesse entsprechend optimieren. Die positiven Effekte der Digitalisierungsmaßnahmen sind über alle Abteilungen hinweg spürbar. Egal ob digitale Vertragsverwaltung in der HR-Abteilung, automatisierte Rechnungsverarbeitung in der Buchhaltung, optimierte Abläufe in den Wertschöpfungsbereichen oder reibungslose Zusammenarbeit in Projekten dank integrierter digitaler Plattformen – unabhängig von Firmenstandort oder Zeitzone.

Höhere Mitarbeiter-Produktivität durch Flexibilität

In einer flexiblen und mobilen Arbeitsumgebung können Benutzer jederzeit und von jedem Gerät arbeiten.

Der digitale Arbeitsplatz ist ein virtueller Dreh- und Angelpunkt für Mitarbeiter, der alle Anwendungen, Dienste und Informationen bereitstellt, um die tägliche Arbeit zu bewerkstelligen. Für Benutzer bedeutet dies, dass sie jederzeit und von jedem Gerät Zugang zu der Technologie haben, die sie benötigen - und das ganz ohne Systembrüche. Wenn aber die Arbeit digital, mobil und flexibel wird, was passiert dann mit der Produktivität von Mitarbeitern?

Die Fakten zeigen, dass sich der Übergang zum digitalen Arbeitsplatz eindeutig positiv auf die Effizienz, und Qualität der Arbeit auswirkt - mit deutlichen finanziellen Vorteilen. „Es gibt inzwischen umfangreiche Fallstudien zu Produktivitätsverbesserungen durch digitales Arbeiten und auch unsere Kunden liefern uns erstaunliche Zahlen, wie stark einzelne Bereiche optimiert werden konnten“, so Ulrich Vogl.

Unternehmen berichten, dass die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten zu einer Produktivitätssteigerung von etwa 15% geführt hat, was wiederum fast einem ganzen Tag zusätzlicher Arbeit pro Woche entspricht und zeitgleich die Mitarbeiter zufriedener und seltener krank sind (3). Ein Beispiel für den Produktivitätsgewinn liegt in der Zeitersparnis durch den Wegfall des Pendelns zum Arbeitsplatz. Ein Teil der dadurch gewonnenen Zeit führt der Mitarbeiter nicht nur der eigenen Freizeit zu - ein überraschend hoher Anteil wird auch in Form von zusätzlichen Arbeitsstunden an das Unternehmen zurückgegeben. So untersuchten einige Unternehmen die Arbeitszeiten von Mitarbeitern im Homeoffice und kamen zu dem Ergebnis, dass etwa 60% der eingesparten Zeit tatsächlich wieder der Arbeit gewidmet wurde (4).

Kosten senken durch hohe Mitarbeiterzufriedenheit

Die Zufriedenheit hat nicht nur Einfluss auf die Produktivität, gleichzeitig stärkt diese die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen, was wiederum einen positiven Effekt auf die Fluktuation mit sich bringt. Hohen Kosten durch Kündigungen und damit verbundene Neueinstellungen kann so entgegengewirkt werden. Auch wenn die Fluktuation ein Kostenpunkt ist, der nur schwer einschätzbar ist, sollten Unternehmen der Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter Beachtung schenken. Werden nämlich alle Kosten im Zusammenhang mit der Kündigung, Rekrutierung und Einarbeitung miteinbezogen, kommt schnell eine beachtliche Summe zusammen. Für jeden Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, fallen – abhängig vom Hierarchie-Level – Kosten zwischen 40% und 150% seines Jahresgehalts an (5).

Für immer mehr Menschen hat die Flexibilität in Bezug auf den Arbeitsort hohe Priorität und ist ein entscheidender Faktor bei der Arbeitgeberwahl. Viele Berufsgruppen sehen das Arbeiten außerhalb des Office mittlerweile sogar als Standard und nicht als Benefit. Ebenso müssen sich Unternehmen auf den zunehmenden Einfluss der Generation Z innerhalb ihrer Belegschaft vorbereiten, die erwartet, dass Unternehmenssysteme genauso ansprechend und intuitiv sind wie Geräte und Anwendungen, die sie privat nutzen. „Diese neue Generation, die auf den Arbeitsmarkt drängt, sieht die ortsunabhängige Arbeit als selbstverständlich und will für ein Unternehmen arbeiten, das die neue digitale Welt ebenso versteht und lebt. Das merken wir auch intern bei Halvotec sehr deutlich“, so Alexander Lerch. In Bezug auf das Employer Branding können Unternehmen mit einem positiven Image bei diesen Nachwuchskräften nur profitieren und sich einen Wettbewerbsvorteil bei der Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern sichern.

Der digitale Arbeitsplatz als lohnende Investition in die Zukunftssicherheit

Die genannten Beispiele zeigen nur einen kleinen Auszug der organisatorischen und finanziellen Mehrwerte, die durch die Investition in eine mobile Arbeitsumgebung entstehen. Mit Blick auf die Mitarbeiter, die bekanntlich die wertvollste Ressource eines Unternehmens sind, zeigt sich, dass diese mit einem flexiblen, digitalen Arbeitsplatz zufriedener, produktiver und engagierter sind - und langfristig bei ihrem Arbeitgeber bleiben. Im Idealfall bedeutet der moderne Arbeitsplatz also eines: Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen.

„Viele Unternehmen erleben aufgrund der aktuellen Krise gerade, wie sich das Eintauchen in den digitalen Arbeitsplatz anfühlt“, so Alexander Lerch. Dinge, die früher undenkbar waren, wie Video-Konferenzen oder die Zusammenarbeit und Kommunikation via Online Tools, sind plötzlich möglich und werden unterstützt. In Rekordzeit hat hier ein Paradigmenwechsel stattgefunden, der nicht mehr so leicht zurückzudrehen ist. Nicht alle Mitarbeiter werden später ausschließlich von Zuhause arbeiten können oder wollen, dennoch stößt die neue Arbeitsweise auf Zuspruch und wird als Option eingefordert werden. Viele Bedenken, die vom Management bisher in Bezug auf Homeoffice und mobiles Arbeiten geäußert wurden, sind durch das Virus entkräftet und drängt Unternehmen zum Handeln. Diese sollten die vielen Vorteile mobiler Arbeit erkennen und die Weichen für die Einführung von modernen, digitalen Arbeitsplätzen stellen. So können etwa Reisetätigkeiten in vielen Fällen durch Online Meetings ersetzen werden. Neben dem Umwelt-Aspekt würde dies weniger Arbeitszeit des Mitarbeiters beanspruchen und gleichzeitig zu einer erheblichen Senkung der Reisekosten führen. Und die vielen weiteren Einsparpotentiale in Unternehmen sind noch lange nicht erschlossen.

Der aktuelle Digitalisierungsschub und die wachsende Nachfrage nach digitalen Arbeitsplätzen seitens der Mitarbeiter verlangen eine Strategie, die durch das Top-Management getragen wird. „Oft werden Digitalisierungsvorhaben von der IT-Abteilung entwickelt und umgesetzt. Aus unseren Projekten, die wir von der Strategieentwicklung bis hin zur Implementierung begleitet haben, wissen wir aber, dass es ein klares Commitment des Vorstandes braucht, um Vision, Strategie, Konzept und Umsetzung durch das gesamte Unternehmen zu bringen. Nur Projekte, die so aufstellt sind, haben das höchste Erfolgspotenzial“, so Alexander Lerch.

Aktuell lernen wir die Möglichkeiten, die uns der mobile Arbeitsplatz bietet, zu schätzen. Es bleibt spannend, was davon nach der Krise beibehalten wird und inwieweit Unternehmen diesen Weckruf verstehen und entsprechend in der Digitalisierung ihrer Arbeitsplätze und Geschäftsprozesse aktiv werden.

Weitere Informationen zur Halvotec Information Services GmbH

Hochstraß Süd 7
83064 Raubling
www.halvotec-digital-workplace.de

Tel.: 08031 2979-24
E-Mail: kontakt@halvotec.de

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Quellen:

(1) etventure-Studie „Digitale Transformation und Zusammenarbeit mit Startups in deutschen und US-amerikanischen Großunternehmen“, 2017.
(2) Gartner Research, Forbes Online: The right strategy for digital transformation in your workplace, 2020. (3) Gartner Research: „Overcome the Fears, Embrace the Benefits and Launch a Remote Work Pilot Program“, 2019.
(4) OWL Labs: State of remote work, 2019.
(5) personal-wissen.de, „Welche Kosten Ihrem Unternehmen durch Fluktuation entstehen., 2013.

Halvotec Information Services GmbH/fn

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