Telefon-Knigge für Azubis
Berlin - Mit dem Handy können heute die meisten Jugendlichen umgehen. Geschäftliche Telefonate zu führen, müssen viele aber erst lernen. Wichtige Regeln im Überblick.
Oft leisten sich Azubis dabei grobe Schnitzer, erläutert der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) in Berlin in dem von ihm herausgegebenen Heft “position“ (Ausgabe 2/2010): Mancher melde sich nur mit “Hallo“ am Telefon, reagiere unfreundlich oder schaffe es nicht, Kunden an Mitarbeiter zu verbinden. Azubis sollten sich aber bewusst sein, dass sie ihre Firma am Telefon repräsentieren. Wer zum Beispiel unhöflich zu Anrufern ist oder eine Anfrage vergisst, handelt sich schnell Ärger ein.
Einige Telefon-Knigge-Regeln im Überblick
Die Begrüßung:
Dazu gehören neben einem “Guten Tag“ oder “Guten Morgen“ der Firmenname sowie der eigene Vor- und Nachname. Wichtig ist auch, wie Azubis sich am Telefon melden: Freundlichkeit ist das A und O im Umgang mit Kunden. Lehrlinge dürfen den Begrüßungsspruch also nicht lustlos herunterleiern. Und ein Kaugummi im Mund ist beim Telefonieren auch tabu.
Rückfragen und Verbinden:
Damit sie Anrufern schnell weiterhelfen können, machen Lehrlinge sich am besten gründlich mit der Bedienung des Telefons in der Firma vertraut. Nichts ist peinlicher, als einen wichtigen Kunden an der Strippe zu haben und es nicht hinzukriegen, ihn zum Kollegen durchzustellen. Und Lehrlinge müssen auch wissen, wie sie vor dem Verbinden Rückfragen bei Kollegen stellen können, ohne dass der Anrufer alles mithört.
Nachrichten notieren:
Solche Notizen sollten den Namen des Anrufers, die Firma, Telefonnummer sowie den Zeitpunkt des Anrufs umfassen. Um den Namen richtig aufschreiben zu können, lernen Azubis auch besser das deutsche Buchstabieralphabet: Es heißt zum Beispiel “T wie Theodor“ und nicht wie “T wie Tokio Hotel“.
dpa